关于如何高效开会的清单

原创「得到」罗辑思维

引言

很多人感慨：好好的工作时间，都被浪费在了无休止的开会中。其实开会本身并没错，只是方式不对导致了效率的低下。

一位上市公司的创始人总结出了13条高效开会的秘籍，值得你花时间一看。

1. 所有的会议，都需要有一个明确的类型和目的。不论是做出一个决议、解决一个问题，还是同步一个信息，先确定会议类型，再加上具体的会议内容，就是会议的目的。所有动作，务必都围绕这个目的展开。

2. 充分的会前准备，令会议更加高效，比如会前最好有阅读材料。一些背景资料或报表，能帮助与会者提前同步信息，节省会议的时间。如果会上需要表决，参会者也可以提前根据材料，做出同意或反对的决定。如此，会议的讨论环节会更加高效。

3. 时间是会议最大的限制条件，会前一定要对会议时长做出规划。若是超时太多，无论目的是否达成，都可以判定会议失败。

4. 开会前一定要明确地设定好角色：主持人、动议者、参与者、决策者、旁观者、记录员，都要具体到每一个人身上。通过角色的设定，可以让每个人紧张起来。如果不设定角色，就会有人懒洋洋地窝在会议室的角落里漫不经心。

5. 主持人最好在开会前，花5分钟明确会议议程。这有助于组织者以“上帝视野”统筹全局，决定会议的流程和具体的时间分配。这样的好处是不会跑偏、不会超时，且保证会议结束有结果。

6. 主持人还有一个最重要的任务：严格按照议程的时间组织讨论，并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的人发言时长不受控制，后面时间不够的情况。

7. 会议开始前，要先对此次会议的议题进行简单的陈述，建议不超过5分钟。这样可以迅速帮助大家获得一致的背景资料，方便讨论。

8. 讨论环节，同一时间只能有一个对话，且一个时间只能一个人讲话。

9. 决策者的任务，就是给出同意票或者反对票。若需要一个人或者多个人决策，最好明确地在会议的邀请中指出。若是没有，就是所有参与者共同决策。

10. 旁听席的设立，可以让相关团队成员熟悉决策流程，获取信息。为了会议的效率，旁听席从会议开始到结束，必须如壁纸一样安静。只有听的权利，没有发出任何声响的权利。

11. 会议必须有结论，必须有明确的下一步。会议结束的时候，一定需要5分钟的总结，来确认下一步的工作、负责人，以及截止时间。下一次同类会议前，花10分钟进行上一次会议的回顾。

12. 在会议的当天，向与会者发出会议记录。超过24:00未发，可以对会议记录员进行适度的“惩罚”，比如，向与会者发红包。

13. 鼓励非正式的沟通。比如，在阳台抽烟的时候聊一聊、问相邻座位的人一个简单的问题、午餐间的对话……这样的会面，效率远高于正式的会议。

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